André Heiner (heiner.io)

Ausgangslage: Ein Event-Veranstalter aus dem Rhein-Main-Gebiet erhält Eingangsrechnungen per E-Mail. Jede Rechnung musste von Hand gesucht, umbenannt, nach Zahlungsart sortiert und an das richtige DATEV-Upload-Postfach weitergeleitet werden. Das kostete jede Woche Zeit, und einzelne Belege konnten vergessen werden. Lösung: Ein Beleg-Workflow mit n8n und einem KI-Agenten. Der Agent liest jede PDF-Rechnung aus dem Postfach, erkennt Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsart und entscheidet, ob es eine Kreditkarten-Zahlung oder eine Überweisung ist. Die Automatisierung leitet den Beleg an das passende DATEV-Upload-Postfach weiter und legt das Original parallel in Google Drive ab. Ein Testmodus sendet zunächst nur an eine Test-Adresse, nicht lesbare Belege lösen eine Hinweis-Mail aus, statt den Lauf zu stoppen. Ergebnis: Im ersten Testlauf wurden 7 von 7 Rechnungen korrekt erkannt und einsortiert (2 Kreditkarte, 5 Überweisung). Kein manuelles Suchen, Umbenennen und Hochladen mehr, jeder Beleg ist in einem Durchlauf an DATEV übergeben und archiviert. Werkzeuge: n8n, Sprachmodell als KI-Agent, DATEV Unternehmen online, Google Drive. Projekt im Juni 2026, dokumentiert mit Datum im KI-Labor auf heiner.io.